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Location de salle de réunion : les critères de choix à considérer

Choisir une salle de réunion peut s’avérer compliqué, car elle doit satisfaire les besoins de tous les participants pendant toute la durée de la réunion. Il faut donc faire preuve de soin et d’attention avant de réserver. Mais quels sont les critères indispensables pour sélectionner la salle de réunion idéale ?

Capacité d’accueil et superficie de la salle

Le premier élément à considérer avant une location de salle de réunion est sa capacité d’accueil. Il est essentiel de choisir un espace pouvant accueillir tous les participants prévus. Pour déterminer cette capacité, il faut connaître le nombre exact de personnes attendues. 

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Louer une grande salle pouvant contenir 100 personnes serait inutile, si vous n’en attendez que 30. Une salle de réunion idéale est parfaitement dimensionnée pour votre groupe. De nombreux sites se spécialisent dans la location de salles de réunion, vous pouvez voir l’offre.

Géolocalisation de la salle de réunion

Le choix de l’emplacement géographique d’une salle de réunion est crucial. Il est essentiel de choisir une salle située dans un quartier animé, notamment à Paris ou dans une grande ville. L’endroit sélectionné doit refléter l’activité économique du secteur avec une concentration de diverses entreprises.

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La salle de réunion doit être idéalement située près des commerces et facilement accessible par les transports en commun, une gare ou l’autoroute. Choisir un emplacement dynamique facilite le rassemblement des participants et rehausse l’image de l’entreprise.

Infrastructures modernes et accès Internet haut débit

Aujourd’hui, Internet est indispensable et choisir une salle de réunion sans accès au web et aux infrastructures connectées serait inconcevable.

Avant de réserver, assurez-vous que la salle soit bien équipée avec du matériel pédagogique comme :

  • Un projecteur
  • Un tableau blanc
  • Des feutres
  • Des micros
  • Des écrans pour diffuser vos documents, graphiques et études

Vérifiez également la connexion Wi-Fi en vous assurant qu’elle soit haut débit pour éviter toute attente entre les pages.

Le coût de la location de salle de réunion

Le coût d’une salle de réunion varie considérablement en fonction de sa localisation géographique. Les tarifs peuvent significativement différer entre Paris et les autres régions. De plus, opter pour une salle dans un établissement de luxe entraînera inévitablement des coûts plus élevés par rapport à une salle dans un lieu plus standard.

Les frais peuvent rapidement augmenter si des options telles que l’éclairage, la connexion WIFI, la télévision, les équipements et les repas sont ajoutés. Le prix dépend également de la capacité de la salle avec des espaces plus grands généralement associés à des coûts plus élevés. Avant de faire votre choix, établissez vos priorités, visitez plusieurs salles et demandez des devis détaillés.

Options supplémentaires

Une salle de réunion idéale propose des services additionnels pouvant enrichir l’expérience. Pour accueillir un grand nombre de participants, il faudrait prévoir un accès extérieur, tel qu’un jardin privé ou une terrasse fleurie. Cela favorise la détente et s’adapte aux fumeurs. 

Une pause-café avec croissants peut être organisée directement dans la salle pour maintenir la concentration des participants. Certains lieux offrent également des options d’animation comme la présence d’un photographe ou d’un mentaliste. Par ailleurs, la question du déjeuner est importante. Prévoir des plateaux-repas sur place peut éviter la dispersion des participants et assurer une reprise efficace des discussions.